Делопроизводство от «А» до «Я» - хранение и уничтожение печатей




Хранение, учет и проведение процедур уничтожения основных, вспомогательных печатей и штампов – достаточно четко регламентируется законодательством. Соблюдение этих процедур позволит избежать их утери и несанкционированного использования. А при наступлении чрезвычайных ситуаций – поможет решить возможные споры о легитимности заверенных документов.

Основные положения ранения и учета печатей\штампов


Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей - потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.

Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатей\штампов.

Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.

Основная печать организации, имеющая круглую форму - у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:
  • Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
  • Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
  • Необходимость использовать вне организации.

Важно! Хранится главная печать - в опечатанном сейфе.

Вспомогательные печати \штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.

Утеря печатей


В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.

В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.

Основные причины и порядок уничтожения


Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:
  • Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
  • Ликвидация предприятия.
  • Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации - основной правовой предлог для заказа новой.

Корректная процедура уничтожения требует:
  • Непосредственного физического уничтожения печати.
  • Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Силами организации


Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия - руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:
  • Дата, фактическое место ликвидации.
  • Поименный состав спец комиссии.
  • Причины, привлекшие к ликвидации.
  • Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
  • Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
  • Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
  • Подписей всех членов комиссии.

Данный акт - правовая основа для записи об ликвидации печати в специальный журнал учета

Уничтожение, посредством обращения в стороннюю организацию.


Печать\штамп, пришедшие в состояние негодности или утерявшие свою актуальность могут быть уничтожены специальными организациями – изготовителями (штемпельными мастерскими). Важным моментом является и тот факт, что уничтожению подлежит не только непосредственно печать, но прилагаемый к ней комплект правовой документации:
  • Заявление о необходимости уничтожения, подписанное руководителем.
  • Скан копия документа, удостоверяющего личность руководителя – оригинала гражданского паспорта, либо документа его заменяющего.
  • Ксерокопия приказа, подтверждающего полномочия руководителя или его назначения на должность.
  • Заверенная нотариусом выписка из ЕГРЮЛ.

После предоставления всей необходимой документации, проведения процедуры уничтожения печати\штампа и ее оплаты, выдается акт, где ставятся оттиски старой печати.

Мы настоятельно рекомендуем, после изготовления , скачивать макет печати и хранить его. Таким образом если у вас случиться форс мажер, вы всегда сможете восстановить свою печать

Дата публикации 2017-07-31