Делопроизводство - хранение и уничтожение печатей
Хранение, учет и проведение процедур уничтожения основных, вспомогательных печатей и штампов – достаточно четко регламентируется законодательством. Соблюдение этих процедур позволит избежать их утери и несанкционированного использования. А при наступлении чрезвычайных ситуаций – поможет решить возможные споры о легитимности заверенных документов.
Основные положения ранения и учета печатей штампов
Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей - потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.
Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатей\штампов.
Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.
Основная печать организации, имеющая круглую форму - у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:
- Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
- Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
- Необходимость использовать вне организации.
Важно! Хранится главная печать - в опечатанном сейфе.
Вспомогательные печати \штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.
Утеря печатей
В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.
В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.
Основные причины и порядок уничтожения
Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:
- Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
- Ликвидация предприятия.
- Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.
Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации - основной правовой предлог для заказа новой.
Корректная процедура уничтожения требует:
- Непосредственного физического уничтожения печати.
- Корректного документального подтверждения факта ликвидации.
Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.
Силами организации
Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия - руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:
- Дата, фактическое место ликвидации.
- Поименный состав спец комиссии.
- Причины, привлекшие к ликвидации.
- Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
- Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
- Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
- Подписей всех членов комиссии.
Данный акт - правовая основа для записи об ликвидации печати в специальный журнал учета
Уничтожение, посредством обращения в стороннюю организацию.
Печать\штамп, пришедшие в состояние негодности или утерявшие свою актуальность могут быть уничтожены специальными организациями – изготовителями (штемпельными мастерскими). Важным моментом является и тот факт, что уничтожению подлежит не только непосредственно печать, но прилагаемый к ней комплект правовой документации:
- Заявление о необходимости уничтожения, подписанное руководителем.
- Скан копия документа, удостоверяющего личность руководителя – оригинала гражданского паспорта, либо документа его заменяющего.
- Ксерокопия приказа, подтверждающего полномочия руководителя или его назначения на должность.
- Заверенная нотариусом выписка из ЕГРЮЛ.
После предоставления всей необходимой документации, проведения процедуры уничтожения печати\штампа и ее оплаты, выдается акт, где ставятся оттиски старой печати.
Мы настоятельно рекомендуем, после изготовления , скачивать макет печати и хранить его. Таким образом если у вас случиться форс мажер, вы всегда сможете восстановить свою печать
Дата публикации 2017-07-31