Как правильно ставить печать на документах

Главная - > Блог - > Штемпель подпись

Основные правила

Согласно действующему законодательству ИП, ООО, АО не обязаны иметь печати. Но поскольку их отсутствие часто усложняет работу, большинство организаций предпочитает получить этот инструмент. Отличают гербовую (круглая, по центру расположено изображение государственного герба) и приближенную к ней. На последней присутствует товарный знак, фирменная эмблема или название компании. 

Печать на документ, например, на трудовую книжку, ставится с целью подтверждения их подлинности. Однако делать это необходимо правильно, в соответствии с требованиями, которые предъявляет система стандартов Российской Федерации и инструкции по делопроизводству.

Например, ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует ставить печать, чтобы заверить подлинность подписей должностных лиц и устанавливает требования к оформлению деловых бумаг. В частности, в них указывается, что на бланках должно присутствовать наименование организации, структурного подразделения и печать. Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и прочее. Кроме того, ГОСТЫ по делопроизводству устанавливают, в каком месте официальных бумаг должен проставляться этот реквизит.

Отсутствие жестких требований в законах порождает массу вопросов о том, как и куда ставится печать на документах. В этой статье мы дадим ответы на них и представим образец оформления.

На каких документах ставят круглую печать

Она используется для заверения:

• актов приема;
• доверенностей;
• договоров;
• заданий;
• заявлений;
• заключений и отзывов;
• исполнительных листов;
• командировочных удостоверений;
• нормы расходов материалов;
• писем;
• поручений;
• документов, удостоверяющих право собственности;
• протоколов;
• реестров (представлен лишь частичный перечень документов).

Как правильно поставить печать на документе по ГОСТу

В ГОСТе Р 7.0.97-2016 изложены правила оформления документов с помощью печатей и штампов. Формулировки, которые использованы, создают впечатление, что эти рекомендации обязательны для исполнения. Но на самом деле это не так. Данный ГОСТ носит лишь рекомендательный характер. Организация сама принимает решение о его использовании или неиспользовании.

Согласно ГОСТу печать на всех документах организационно-распорядительного типа ставится следующим образом:

• ее располагают в конце документа на свободном от текста месте;
• печать должна захватывать часть наименования должности подписавшего лица и совсем небольшой фрагмент подписи.

Обычно, чтобы выполнить эти требования, печать на документах проставляется чуть ниже реквизита «Подпись». Важно, чтобы все элементы (текст, логотип, регистрационный номер документа, который заверяют) должны быть хорошо различимы.

Как правильно ставить

К их основным реквизитам относятся подпись, дата, номер регистрации. Наличие оттиска не относится к обязательным требованиям. В ГОСТе все внимание уделено обязательным реквизитам, поэтому часто возникает вопрос: где ставится печать на документах?

Если используется документ из альбома унифицированных форм, то ответ очевиден: ее ставят на то место, которое для нее отведено. Оно обозначается как «МП» или «Место печати». 

При работе с договорами, актами, чеками возникают следующие вопросы:

• Как ставить печать? Это делается таким образом, чтобы оттиск получился ярким, четким, не содержал дефектов, затрудняющих распознавание изображения и надписей, целиком присутствовал на документе, а все его части — хорошо читались.
• Можно ли ставить печать без подписи на документах? Нет, нельзя. Закон это запрещает. Оттиск заверяет подлинность подписи должностного лица. Без подписи официальные бумаги считаются недействительными, и за них могут привлечь к ответственности.
• Где проставляется оттиск на документах, предусматривающих ее наличие? Допустимо, чтобы он частично перекрывал название должности подписавшего лица. Собственноручная подпись лишь частично закрывается оттиском — она должна быть видна максимально отчетливо.
• Ставится ли печать на подпись? Она ставится рядом с уже поставленной подписью. Использование оттиска должно соответствовать правилам, принятым для внутреннего документооборота организации.

Если требуется постановки нескольких печатей (например, акт о выполнении работ), то оттиски ставятся так, чтобы не перекрывать друг друга.

Как правильно ставить оттиск печати на документе

Цвета оттисков законом не регулируются. Но к предпочтительным относятся синий, фиолетовый, черный. Другие цвета на официальных бумагах лучше не использовать — богатая палитра штемпельных подушек предназначена для скрапбукинга. Черный цвет тоже я не самый лучший выбор, так как черный оттиск визуально похож на копию.

Если оттиск получился смазанным, слишком бледным, либо если он закрывает текст, мешает разобрать собственноручную подпись уполномоченного лица, то такой лист считается испорченным. Делать еще один, качественный оттиск уже не имеет смысла, так как на одной странице не разрешается ставить несколько одинаковых оттисков.

Получить больше информации, можно посмотрев, методические рекомендации касательно порядка внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003. (3.20. Оттиск печати (реквизит 25)).

С какой стороны ставить 

Ни ГОСТ, ни какие-либо законы не дают на этот счет каких-либо рекомендаций. Традиционно оттиски ставят сразу после текста рядом с подписью лица, заверившего этот документ.

Часто встречающиеся ошибки

При постановке печати организации нередко встречаются следующие ошибки:

• Оттиск закрывает часть изложенной информации.
• Оттиск наложен поверх подписи заверяющего лица, либо поверх даты или регистрационного номера.
• Отсутствие штампа на договоре, в который включен пункт, прямо требующий заверение. Обратите внимание, в обычных договорах купли-продажи и оказания услуг ее наличие  необязательно, за исключением случаев, когда составленный договор прямо этого требует.
• Присутствует несколько одинаковых оттисков на одной странице.
• Получившееся изображение содержит дефекты. 
• Информация на оттиске не совпадает с данными в ЕГРЮЛ.
• Часть оттиска не попала на документ, либо он получился смазанным.
• Отсутствует подпись.

Распространенная и достаточно грубая ошибка — отсутствие второй печати там, где она требуется. Например, двойное складское свидетельство должно заверяться подписью уполномоченного лица и печатью товарного склада на обеих частях.  

Кто имеет право ставить печать организации на документах

Руководитель каждой организации принимает решение, кто имеет право ставить печать на документах. Это решение доводится до сведения сотрудников с помощью соответствующего приказа.  

Если в организации используется гербовая печать, то право проставлять ее оттиски принадлежит только первому руководителю и определенным сотрудникам службы документационного обеспечения управления и финансовой службы.

Надо ли на приказе о приеме на работу ставить печать организации

В действующем законодательстве нет такого требования. По этой причине в унифицированном бланке не предусмотрено специальное место, куда ставят печать на приказе о приеме на работу. Тем не менее такая возможность есть, так как свободного места на бланке достаточно.

Вопрос о том, ставят ли печать в приказе о приеме на работу, решает руководитель организации, устав которой предусматривает ее наличие. ИП ставит оттиски исключительно по собственному желанию, так как в законах на этот счет нет никаких указаний.

Наличие на трудовом договоре оттиска отдела кадров тоже не относится к обязательным требованиям. Правда, чиновники часто не соглашаются с тем, что это как раз тот случай, когда можно не ставить печать на документах, и требуют, чтобы оттиск присутствовал. Поэтому лучше его проставить, если есть такая возможность.

Но если речь идет о копии, предназначенной для представления в банк, госведомство или для передачи каким-либо юридическим лицам, тогда нужно ставить на приказ печать, как на исходящий документ.

Где на приказе о приеме на работу ставят печать? Место постановки оттиска определяется общими правилами: в конце документа, рядом с подписью должностного лица.

Обязательно ли ставить печать на товарной накладной

Наличие оттиска на товарной накладной не является обязательным. Организации, заполняющие накладную, могут вовсе не иметь печати. Но те, у кого эти инструменты имеются, активно ими пользуются. Разнообразие в оформлении порождает вопрос: «Можно ли не ставить печать в товарной накладной?» Ответ на него однозначный: если присутствуют обязательные реквизиты, то накладная считается действительной.

Следует подчеркнуть, что унифицированная форма ТОРГ-12 имеет в своем составе место, куда ставить печать. Оно обозначено как «М. П.» Но организации в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обладают правом разработать собственную форму накладной. 

Покупатели обязаны принимать нестандартные формы накладных, если на них присутствуют обязательные для этих документов реквизиты: наименование; дата составления; наименование организации (или ИП), составившей документ; содержание; указание единиц измерения; наименование должностей ответственных лиц и собственноручные подписи этих лиц.

На каких документах можно не ставить печать организации

Законодательство определяет список документов, требующих обязательного наличия штампа.   К ним не относятся внутренние документы организации, а также содержащие специальные средства защиты (особенные знаки или голограммы).

Штамп обязательно должен присутствовать на кассовых и расчетных документах, бланках строгой отчетности, таможенных и кадастровых бумагах и иных документах.

Чтобы не сделать ошибку, рекомендуется сверяться с соответствующими нормативными актами.

Нужно ли ставить печати на приказах по организации

Эти документы относятся к внутренним. Они не нуждаются в заверении оттиском. Печать может проставляться, только если руководство издает соответствующее распоряжение. Но если юридическое лицо или государственный орган запрашивает копию такого приказа, то на нее она ставится.

Ставится ли печать на подпись главного бухгалтера

Заверять ею подпись главного бухгалтера необязательно. Это определяется внутренними правилами самой организации. Если в организации действует такое требование, то оно должно быть закреплено в бухгалтерской учетной политике.

Если в организации действует требование заверять печатью подпись главбуха, то оттиск ставится рядом с подписью таким образом, чтобы вся подпись была видна.  

Платежные поручения, чек, как и другие документы, связанные с финансовыми средствами, заверяются печатью, проставляемой в специально отведенном месте, обычно в нижней части рядом с подписями уполномоченных лиц.

Как ставить печать на договоре

Отсутствие печати в договоре нередко вызывает сомнения в действительности такого документа. Необходим ли оттиск, и где ставить печать в договоре — эти вопросы интересуют большинство людей, заключающих какую-либо сделку.

Закон не требует обязательного наличия оттиска на договоре за исключением случаев, предусмотренных ФЗ №138-ФЗ «О лотереях», ФЗ №135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации», ФЗ №395-I «О банках и банковской деятельности». Но если сам договор содержит пункт, требующий наличие печати, тогда оттиск становится обязательным.

Перечислим очевидные ситуации, когда можно не ставить печать на договоре:

• Договор заключается между физическими лицами, без участия ИП или юридических лиц.
• При заключении договора используются квалифицированные электронные подписи. Считается, что это достаточное обеспечение юридической значимости.
• Договор заверен нотариально.
• Использованы дополнительные меры защиты: штрих-коды, QR-коды, голограммы.

Где правильно ставить печать в договоре? Если на бланке документа присутствует специальное место, обозначенное как «М. П.», то ее ставят прямо на него. 

При отсутствии специального места, где ставится печать, ее располагают в конце документа рядом с подписью. При этом вся информация должна быть четко различимой.

Как правильно поставить печать на подпись руководителя

Ее ставят в месте, отмеченном буквами «МП». Если оно отсутствует, то штамп ставят так, чтобы он закрывал небольшой фрагмент наименования должности и лишь слегка задевал собственноручную подпись. 

Где ставить на справке

Оттиск проставляется по общим правилам. Он не должен перекрывать подписи и другую важную информацию. Если на документе есть место с обозначением «М. П.», то оттиск ставится именно туда.

Куда ставить на грамоте 

На бланках грамот обычно предусматривает специальное место, куда ставят печать. Оно отмечается буквами «МП», либо просто представляет собой способное пространство.

Оттиск на грамоте проставляется по общим правилам. Ею удостоверяется подпись уполномоченного лица организации, выдавшей эту грамоту.

Печать ставится на подпись или рядом? Оттиск не должен закрывать подпись. Он проставляется рядом с подписью. При этом и оттиск, и подпись должны быть хорошо видны.

Обязательно ли ставить печать на подпись на грамоте? Для грамоты вполне достаточно одной только подписи. Но вместе с оттиском грамота смотрится значительно солиднее.

На чью подпись ставится печать организации

В настоящее время не существует нормативно-правового акта, который бы однозначно закреплял порядок использования печати организации, как и обязывал их ее иметь. 

Если организация принимает решение получить собственную печать, то она должна закрепить правила использования в своем уставе. До тех пор, пока этого не будет сделано, считается, то у организации ее нет, а сделанный на документах оттиск представляет собой просто посторонний графический элемент.

Также руководитель организации обязан утвердить с помощью распорядительного документа правила использования и хранения печати, список лиц, имеющих право ее проставлять, а также назначить лиц, которые будут вести учет поставленных оттисков. Затем подписи заверяются печатью организации в соответствии с этими правилами.

Можно ли ставить печать на подпись не директора? Можно, если это лицо включено в список лиц, чьи подписи в данной организации могут ею заверяться. Однако гербовой печатью организации заверяются подписи только руководителя или его заместителя.

Ставят ли печати на приказах

Приказы относятся к внутренним документам организации, и действующее законодательство не требует проставлять на них печати. Но если руководство организации закрепляет такую необходимость в изданных им правилах, то их ставят. Эти же правила указывают, на чью подпись их проставлять.

Надо ли ставить печать на актах выполненных работ

К обязательным реквизитам акта относятся подпись уполномоченного лица, дата составления, перечень выполненных работ и ряд других. Оттиск в их число не входит. 

Акты не входят в перечень документов, заверяемых оттиском. Подписанный документ имеет юридическую силу. Но если организации имеет печать, то ее лучше поставить.

Акт — первичный документ бухгалтерского учета. Унифицированной формы он не имеет. Разобраться, где ставить печать на акте, очень просто. Исполнитель и клиент ставят свои оттиски чуть ниже подписей так, чтобы захватывались лишь их фрагменты. Многие шаблоны актов содержат отметки «М. П.», показывающие, куда их ставить.

Нужно ли на уставе ставить печать

Организациям предоставлено право самим решать, нужна ли им печать. Ситуаций, когда нужно ставить ее в обязательном порядке, не так уж много, поэтому организация или ИП вполне могут обходиться без собственного оттиска. Но все же этот инструмент лучше получить.

Какое письмо удостоверяется печатью

В законах нет четкого указания, на какие письма она ставится. Но если внимательно проанализировать рекомендации ГОСТа, то можно сделать вывод, что заверять печатью следует письма, подтверждающие исполнение, либо принятие на себя платежных обязательств; устанавливающих график оплаты или поставок. 

На сопроводительные письма обычно оттисков не ставят.

Дата публикации 2024-11-16

Предыдущая